Terug naar overzicht

Winkel Beheerder Handleiding

Dagelijkse werkzaamheden en workflows

⚡ Eerste Stap: Labels Aanmaken in CycleSoftware

Voordat u kunt beginnen met het leenfietsen systeem, moeten er eerst labels worden aangemaakt in CycleSoftware. Dit is verplicht voor de correcte werking van het systeem.

Aan te maken labels in CycleSoftware:

  1. Leenfiets labels - Maak voor elke fysieke leenfiets een label aan:
    • Leenfiets 1
    • Leenfiets 2
    • Leenfiets 3
    • ...enzovoort (voor alle leenfietsen die u heeft)
  2. Status label "Opgehaald" - Dit label is verplicht:
    • Opgehaald - voor wanneer de klant de fiets heeft opgehaald
Waarom is dit nodig? FleetCycle synchroniseert automatisch met CycleSoftware. Door deze labels aan te maken kunt u:
  • Leenfietsen toewijzen aan werkbonnen
  • Bijhouden welke leenfiets bij welke klant is
  • Status bijhouden (uitgegeven/opgehaald/retour)

Eerste Keer Inloggen

  1. Ga naar de ontvangen Login URL
  2. Log in met de ontvangen credentials
  3. Wijzig direct je wachtwoord (via Instellingen)

Dagelijkse Werkzaamheden

Dashboard Bekijken

  • Overzicht actieve verhuur
  • Omzet statistieken
  • Fietsen met lage voorraad

Fietsen Beheren

  1. Ga naar "Fietsen"
  2. Voeg categorieën toe (E-bikes, Stadsfietsen, etc.)
  3. Voeg fietsen toe met:
    • Naam, beschrijving, foto
    • Prijzen (per uur/dag/week)
    • Voorraad
    • Specificaties

Verhuur Beheren

  1. Ga naar "Verhuur"
  2. Bekijk in lijstweergave of kalenderweergave
  3. Nieuwe boeking: Klik "+ Nieuwe Boeking"
  4. Status aanpassen: Bevestigd → Actief → Voltooid

Leenfietsen (voor werkplaats)

  1. Ga naar "Leenfietsen"
  2. Nieuwe toewijzing:
    • Selecteer beschikbare leenfiets
    • Vul klantgegevens in
    • Koppel aan werkplaatsorder (CycleSoftware)
    • Verwachte retourdatum
  3. Fiets retour: Klik "Retour" bij de toewijzing
  4. Sync met CycleSoftware: Klik refresh-knop

CycleSoftware Integratie - Hoe het werkt

Automatische synchronisatie:
  • Werkbonnen worden automatisch opgehaald via de CycleSoftware API
  • Reparatiecodes worden automatisch gesynchroniseerd
  • Klantgegevens worden gekoppeld aan werkbonnen
Workflow bij leenfiets uitgeven:
  1. Klant brengt fiets voor reparatie → Werkbon aangemaakt in CycleSoftware
  2. Klant krijgt leenfiets → In FleetCycle: "Nieuwe Toewijzing"
  3. Selecteer de werkbon (automatisch opgehaald uit CycleSoftware)
  4. Selecteer welke leenfiets (bijv. "Leenfiets 1")
  5. FleetCycle koppelt dit automatisch in CycleSoftware
Werkbon statussen uit CycleSoftware:
  • Open - Reparatie nog niet begonnen
  • In behandeling - Reparatie bezig
  • Gereed - Reparatie klaar, wacht op ophalen
  • Afgehaald - Klant heeft fiets opgehaald
💡 Tip: Wanneer de werkbon status "Gereed" of "Afgehaald" wordt in CycleSoftware, krijgt u automatisch een notificatie om de leenfiets terug te halen.

Klanten Beheren

  1. Ga naar "Klanten"
  2. Zoek op naam, email of telefoon
  3. Bekijk boekingsgeschiedenis per klant

Betalingen

  1. Ga naar "Betalingen"
  2. Filter op status (Openstaand/Betaald/Mislukt)
  3. Markeer betaling als voldaan

Instellingen

Tab: Algemeen

Bedrijfsgegevens aanpassen, Branding kleuren wijzigen

Tab: Integraties

CycleSoftware koppeling configureren:

  1. Vul API Key, Username, Password in
  2. Klik "Test Verbinding"
  3. Bij succes: "Opslaan"

Snelle Referentie

TaakLocatieActie
Nieuwe boekingVerhuur+ Nieuwe Boeking
Fiets toevoegenFietsen+ Nieuwe Fiets
Leenfiets uitgevenLeenfietsenNieuwe Toewijzing
Leenfiets retourLeenfietsenRetour knop
CycleSoftware syncLeenfietsen / InstellingenRefresh knop
Betaling markerenBetalingenStatus wijzigen

FleetCycle - Winkel Beheerder Handleiding

Laatst bijgewerkt: Februari 2026